Yleisasetukset
Yleisasetuksissa pääkäyttäjät voivat muuttaa Trailin asetuksia koko organisaation laajuisesti. Siksi näiden asetusten kanssa tulee käyttää harkintaa. Pääsääntöisesti Trailin henkilökunta tekee nämä asetukset asiakkaan toiveiden mukaisesti asiakkaan erillisestä pyynnöstä.
Mikäli haluat lisätietoa tietystä asetuksesta, otathan meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen support@trail.fi
Yleisasetukset on jaoteltu yhdeksään eri osioon.
Tunnisteet
Tunnisteet-osiossa hallitaan kaluston merkinnässä käytettäviin tunnisteisiin liittyviä asetuksia.
Käytä omaa tunnistetta
Asetus luo laitekortille ’Oma tunnus’ -kentän, johon voidaan lisätä organisaation omia laitekohtaisia tunnisteita. Tämän asetuksen kytkennällä voidaan esimerkiksi sallia olemassa olevien viivakooditunnisteiden käyttäminen Trailin viivakoodien sijaan.
Käytä RFID:tä
Luo laitekortille ’RFID’ -kentän, johon voidaan syöttää laitekohtainen RFID-tunnus.
Käytä valmistajan viivakoodeja
Asetus sallii valmistajan viivakoodien lisäämisen kulutustavaroiden mallikohtaiseen tietoon.
Tulosta useita tarroja
Voit tulostaa kerralla useita kopioita yksittäisen laitteen tarrasta. Jos tämä asetus ei ole päällä, Trail tulostaa automaattisesti vain yhden tarran kerrallaan.
Laitteet
Näytä laitteen varauskalenteri
Asetus luo laitekortille kalenterinäkymän kyseisen laitteen varaustilanteesta
Käyttäjä saa muuttaa laitteen sijaintitietoja
Käyttäjä, jolla on ’Luku’ -oikeus laitteisiin saa muuttaa laitteen sijaintia. Jos asetus ei ole päällä, sijainnin muuttamiseen vaaditaan kirjoitusoikeudet laitteisiin.
Huollot
Käytä huollon vaiheita
Asetus mahdollistaa huollon vaiheiden määrittämisen määräajoin toistuville huoltosuunnitelmille. Tämä auttaa varmistamaan, että tietyt toimenpiteet tulee varmasti tehtyä määräajoin toistuvissa huolloissa ja tarkastuksissa.
Suunniteltuja huoltoja voi suorittaa lukuoikeuksilla
Asetus sallii käyttäjien, joilla on lukuoikeudet huoltoihin, aloittaa, suorittaa ja sulkea huoltosuunnitelmien mukaisia huoltoja. Jos tämä asetus ei ole päällä, huoltojen aloittaminen ja sulkeminen vaatii kirjoitusoikeudet huoltoihin.
Mallit
Käytä saldoja
Asetus luo laiterekisteriin uuden osion ’saldotuotteet’. Nämä ovat esineitä, joita ei haluta seurata yksilötasolla, mutta joita halutaan esimerkiksi varata tiettyjä määriä projekteihin tai tapahtumiin tai lainata henkilökunnalle. Esimerkki saldotuotteista ovat jatkojohdot tai varustevarastolla säilytettävät työvaatteet ja -varusteet, joita luovutetaan työntekijöille käyttöön.
Asetuksen käynnistäminen tuo näkyviin uuden asetuksen Kulutustavarat – käytä kulutustavaroita.
Tämä asetus luo laiterekisteriin uuden osion ’kulutustavarat’. Kulutustavaroita voidaan lisätä varauksiin ja niiden varastosaldoa voidaan seurata Trailin avulla. Esimerkkejä kulutustavaroista ovat esimerkiksi paristot, teipit, nippusiteet ja kumihansikkaat, eli kaikki sellainen tarpeisto, jota ei yleensä palauteta käytön jälkeen takaisin
Ilmoitukset
Ilmoituskieli
Voit asettaa Trailin lähettämien sähköposti-ilmoitusten kieleksi joko suomen tai englannin.
Tapahtumailmoitusten sähköpostiosoitteet
Jos organisaatiollesi on asetettu ’Tapahtumat’ toiminnallisuus, voit lisätä tähän kenttään ne sähköpostiosoitteet, joihin Trail lähettää ilmoituksen muutoksista tapahtumien tiedoissa.
Vuokrat
Vuokrat-osiolla hallitaan ominaisuuksia, jotka helpottavat kalustoa ulkopuolisille vuokraavien organisaatioiden toimintaa. Monipuolisemmat vuokraustoiminnallisuudet saat käyttöösi laajentamalla Trail-lisenssiäsi Trail -myyntimoduulilla. Myyntimoduuli ei sisälly Trailin peruslisenssiin.
Käytä alivuokrausta
Asetuksen käynnistämisen myötä voit lisätä varauksiin kalustoa yli saldojen. Trail lisää laitteet varaukselle, mutta ilmoittaa, että puuttuvat laitteet tulee hankkia jostain, koska organisaatiollasi ei niitä tarpeeksi ole. Alivuokrattua kalustoa pystyy käyttämään kaikissa varauksissa koko alivuokrauksen keston ajan.
Valitse asiakas
Luo varaukseen alasvetovalikon, josta voi lisätä varaukselle tiedon asiakkaasta ja asiakkaan yhteyshenkilöstä.
Käytä myynnin tiloja
Varauksen tietoihin tulee mahdollisuus lisätä myynnin vaiheita, kuten ’Saa laskuttaa’, ’Hävitty’ ja ’Laskutettu’. Myynnin tilojen mukaan on myös mahdollista suodattaa varausnäkymää, jolloin voit etsiä vain esimerkiksi kaikki ne varaukset, jotka voi laskuttaa asiakkaalta.
Laskuta jaetusta kalustosta
Kaksi Trailia käyttävää organisaatiota voivat avata rajatun näkyvyyden toistensa kalustoon. Tämä asetus luo mahdollisuuden seurata toiselle Trail -organisaatiolle vuokrattua kalustoa omassa Jaetun kaluston -näkymässä. HUOM: Näkyvyys kahden organisaation välille luodaan vain silloin, kun kaikki osapuolet ovat asiasta erikseen kirjallisesti sopineet.
Vuokratyyppi
Vuokratyyppi -asetus valitaan alasvetovalikosta. Sillä määritetään, miten vuokrahinta kalustolle lasketaan. Vaihtoehdot ovat joko ’Mallikohtaisesti’ tai ’Prosentteina’.
Varaukset
Varaukset -osiossa hallitaan kalustovarauksiin liittyviä asetuksia. Varauksia käytetään esimerkiksi erilaisissa tapahtumissa tarvittavan kaluston käytön suunnitteluun ja varaamiseen tai henkilökunnan tekemien kalustovarausten hallintaan.
Varausten hyväksyntä
Käyttäjien, joilla on kirjoitusoikeudet varauksiin, tulee hyväksyä alemmilla oikeuksilla tehdyt varaukset. Trail lähettää kyseisistä varauksista sähköposti-ilmoitukset vastuuhenkilöille heti, kun varaus on tehty. Tämä asetus auttaa esimerkiksi oppilaitoksissa, joissa opettajien tulee hyväksyä opiskelijoiden tekemät varaukset.
Piilota puhelinnumerot
Mikäli käyttäjän tiedoissa on annettu puhelinnumero, tämän asetuksen käynnistäminen estää käyttäjän puhelinnumeron näkymisen käyttäjän tekemillä varauksilla.
Valitse varaaja
Käyttäjät, joilla on kirjoitusoikeudet varauksiin, voivat kohdentaa varauksia muille käyttäjille.
Lähetä muistutukset
Trail lähettää sähköpostimuistutuksen varaajalle, mikäli varattua kalustoa ei ole palautettu ajoissa.
Käytä varauspaketteja
Asetus mahdollistaa useiden laitemallien kokoamisen varauspaketeiksi. Kun varauspaketti on luotu, se voidaan lisätä mille tahansa varaukselle, jolloin kaikki varauspaketin sisältämät laitemallit lisätään automaattisesti varaukselle.
Käytä alivarauksia
Mahdollistaa alivarausten luomisen päävaraukselle. Alivarausten päivämäärien tulee olla päävaraukselle annettujen aloitus- ja lopetuspäivämäärin sisällä. Mikäli varaukselle luodaan alivarauksia, tulee kaikki kalustovaraukset tehdä myös alivarauksille, päävaraukselle ei voida varata kalustoa.
Käytä varausten tilasuodatinta
Asetus luo varausnäkymään varauksen tilasuodattimen. Tilat ovat: ’Suunniteltu’, ’Ulkona’, ’Palautettu’ ja ’Myöhässä’. Tilasuodattimen mahdollistaa varausten etsinnän niiden vaiheen mukaisesti.
Käytä palauta sijaintiin
Mahdollistaa kaluston palauttamisen eri sijaintiin, kuin mistä se alun perin haettiin käyttöön. Palautettaessasi kalustoa joko varauksen näkymässä tai Ulosluetut laitteet -widgetissä, voit valita uuden sijainnin alasvetovalikosta.
Näytä haluttu sijainti viestinä, kun laitetta palautetaan
Trail näyttää laitteelle määritellyn sijainnin viestinä, kun laitetta palautetaan. Viesti näkyy sekä varauksen näkymässä että Ulosluetut laitteet -widgetissä.
Salli palautettujen kohteiden päällekkäisyys
Mikäli laitetteita palautetaan varaukselta etuajassa, ne voidaan lisätä toiseen varaukseen ennen alkuperäisen varauksen päättymistä.
Lisää liitetiedostoja varauksiin
Voit lisätä liitetiedostoja kuten kuvia tai käyttöohjeita varauksen tietoihin.
Laitteen merkitseminen kadonneeksi varauslistasta
Käyttäjä voi poistaa laitteen kadonneena varauksen kalustolistalta. Poistaminen tapahtuu klikkaamalla laitteen tunnistetta kalustolistassa. Tämä aukaisee pop-up-ikkunan, josta laitteen voi merkitä kadonneeksi.
Käyttäjä ei saa muuttaa varauspäiviä
Lukijakäyttäjä ei voi muuttaa minkään varauksen päivämääriä. Tämä koskee myös hänelle itselleen merkittyjä varauksia.
Varauksen pakkauslista
Mahdollistaa varauksen pakkauslistan lataamisen excel-muodossa.
Estä laitteet, jotka ovat vanhentuneet
Varaukselle ei voi lukea ulos tai lisätä laitteita, joiden käyttöikä on päättynyt. Trail antaa ilmoituksen, mikäli käyttäjä yrittää tällaista laitetta varaukseen lisätä.
Estä laitteet, jotka ovat huoltamatta
Varaukselle ei voi lukea ulos tai lisätä laitteita, joilla on myöhässä olevia huoltoja. Trail antaa ilmoituksen, mikäli käyttäjä yrittää tällaista laitetta varaukseen lisätä.
Luku
Luku-osiossa hallitaan laitteiden ulkoisten tunnisteiden (viivakoodit ja RFID-tunnisteet) skannaamiseen liittyviä asetuksia.
Kaluston sisällön tarkistus
Kun käyttäjä skannaa varaukseen laitetyyppiin ’Kuljetuskalusto’ merkityn laitteen, Trail pyytää tarkistamaan, että kyseiseen esineeseen sisältyvät laitteet ovat esineessä mukana. Trailin näyttämä viesti pitää sisällään listan esineen sisällöstä.
Palauta poistettu laite luettaessa aktiiviseksi
Mikäli aiemmin poistetuksi merkityn laitteen tunniste luetaan, se aktivoituu automaattisesti takaisin Trailiin.
Käyttäjän lukuoikeudet varauksiin
Valitse alasvetovalikosta lukijakäyttäjän oikeudet lisätä kalustoa varauksiin. Vaihtoehdot ovat: Omiin varauksiin, Ei mihinkään varaukseen, Kaikkiin varauksiin.
Lukutilat
Asetus luo varauksen sivulle mahdollisuuden valita, käsitteleekö Trail laitteen tunnisteen lukemisen vain palautuksena, vain uloslukuna vai molempina.
Asetuksen käynnistäminen avaa alivalikon Varauksen oletuslukutila, jossa lukutilan oletusasetuksen voi valita.
Widgetit
Widgetit-osiossa hallitaan etusivun widgeteihin liittyviä asetuksia. Katso tarkempi kuvaus "Etusivun Widgetit".
Piilota laitteet ”ulosluetut laitteet” widgetissä
Kun tämä asetus on päällä, ”ulosluetut laitteet” widget ei näytä listaa ulos luetuista laitteista etusivulla.